ハーイ!!!キャプテンカルボです。
調子はどうですか?
ちなみにカルボとはタガログ語で「ハゲ」という意味です。

職員全員の出勤簿もしくは役所的な言い方をすると勤務形態一覧表という「シフト」は、各職員が今日自分はどの勤務で出勤するんだという指標になる大変重要なものであり、それがないと勤務が回りませんし、メチャクチャに作ってしまうと職場は混乱することから、シフト作成者は毎月のシフト作成業務に頭を悩ませているのではないでしょうか?
シフト作成は言ってみれば、制約のある人数合わせのパズルのようなものですが、重要なのは5つのバランス調整であり、介護職との信頼関係で成り立ちます。
今回は、シフト作成は難しい?ポイントは信頼関係と5つのバランス調整について詳しく解説していきます。

シフト作成の基本的な考え方

言ってみればシフトは1日の必要最低限の人数という数字を合わせるパズルのようなものではありますが、制約が発生するため「ただのパズル」というわけにはいきません。

2ユニットのグループホームを例に説明します。

・2ユニットで合計11名の職員数とした場合(Aユニット5名、Bユニット6名)
・早番勤務 7時から6時
・遅番勤務 10時から19時
・夜勤   17時から9時
・1ユニットの1日の最低人数(早番1名、遅番1名、夜勤1名、計3名)ということになり、2ユニットで計6名の職員が必要

※上記の3交代と11名全員が早番、遅番、夜勤ができるという条件で勤務を組んだとします。

2ユニットのそれぞれの勤務の必要回数
早番数 30日×2ユニット=60回(日)
遅番数 30日×2ユニット=60回(日)
夜勤数 30日×2ユニット=60回(日)
明け数 30日×2ユニット=60回(日)
必要回数の合計240回を11人の職員で分担します。

30日の月(4月、6月、9月、11月)の職員の休みが8回として計算した場合、職員1人につき22日間は出勤するという事になり、職員数が11名であることから、22日×11名=242回となり、必要回数の合計240回をひいても、2回分は職員が余分に残るという計算になります。(グループホームの場合、この人数では足りませんが、今回その説明は省きます。)

このように数字で計算をすると人員に余裕が出ることが理屈ではわかりますが、実際に1日6名の人数を確保しようとした場合、すべての勤務体制で働くことができない職員がいたり、職員同士の希望休が重なってしまうなどの制約があります。

制約があることで理屈通りにうまくいきません。

何かしらの制約があるため、必ず一定のルールを定めることが必要です。

具体的には下記のような3つのルールを作る必要があります。
希望休は月に2回まで。
希望休が叶えられないことも稀にあることを理解しなければならない。
希望休が1日5人以上重なった場合は誰かが希望休の日付を変更しなければならない。(2ユニットの合計職員数が11名のグループホームの場合は5名というように、合計職員数の約半数を基準に希望休が重なる時などはこのようなルールが絶対に必要になってきます。)

ただのパズルであれば簡単であり誰も苦労はしませんが、シフト作成とは、「制約がある中、必要数を合わせるパズルのようなもの」というのが基本的な考え方になります。

シフトを作成する上で大切な5つのバランス調整

希望休の調整

月によっては希望休が重なってしまうこともあるため、作成する側としては希望休をできる限り早く把握したいという思いがあります。

「できれば全員の希望休をかなえてあげたいという思い」をもってシフトを作成するものの、どうしても希望を叶えることが難しい場合は、一人一人と交渉して、休み希望の日を変更してもらうなどの調整を行う必要があります。

連続勤務の調整

できる限り連続勤務になることで特定の職員だけに負担がいかないように調整するのも作成者の調整の一つですし、連続勤務が多いと「なんで私ばかり」という言葉だけでなく「作り方が下手くそ」など好き放題言われるなど、お互いのストレスの原因になります。

作成者も決して「意地悪をしている」わけではないですが、連続勤務にならないよう調整するのに頭を悩まされます。

夜勤回数の調整

夜勤は多ければ多いで「体がしんどい」と言われたり、少なければ少ないと「手当が減る」という文句を言われます。

全員が同じ数というのはなかなか難しいですが、身体の負担や手当も考慮しつつ夜勤の回数を調整する必要があります。

人間関係を考慮した調整

介護職同士で良い関係を築けていない際や、恋愛関係にある職員がいた場合、そういった人現関係を考慮しつつシフトを作成する必要があります。

行事に合わせた調整

行事やレクリエーションの日などはできる限り人手がいるため、できる限り人員配置を多くすることができるよう調整する必要があります。

上記5つのバランスを調整がうまくできないと、文句だけでなくシフト作成者と介護職の関係性に亀裂が生じ業務に支障が出ますし、退職者が出ることもあるなど、シフト作成者の重圧は高いです。

5つのバランスを考慮しつつ、制約があるパズルを完成させる必要があることから、職員数が多ければ多いほどシフト作成は難しいと言えます。

ポイントは信頼関係

バランスを調整する上で大切なのは職員と信頼を築くこと以外はないです。

シフト作成者はリーダーであったり、介護主任、生活相談員、介護支援専門員、管理者など、誰が作成するかは施設の考え方によって様々ですが、誰であっても介護職との信頼関係がきちんと築かれているかどうかで、作成の時間が変わってきます。

特に希望休を調整する時にその信頼関係が試されます。信頼関係がなければ文句や不信感にしかつながりません。

そのため普段からどう関わっているか、希望休を変更してもらうにあたって、自分はその人にお願いを聞いてもらえるような信頼関係を築けているかを考える必要があります。

最悪、現場に入ることが前提である、リーダーや主任であれば、いざ希望休が重なってしまった際に自分が入ることで「自己犠牲の精神」を見せることができるからです。

現場が見せてほしいのは自分たちがいつも感じている「自己犠牲の精神」です。
いつもではなくても、そのような行動を見せられることが信頼関係につながるという事ですし、信頼関係があれば文句が出ることは少ないです。

全員が納得するシフトを作成するのも不可能であることも理解し、悩みすぎないことも大切です。

もしくは、根回しなども時に必要になってきますが、根回しの場合はバレた時に信頼関係が崩れるためお薦めはしません。

又、私の経験上、現場に入らない管理者や生活相談員、介護支援専門員などはシフトは作成すべきではないと感じます。
理由はいざと言う時に現場に入れない以上、介護職に交渉してもただの命令になってしまうからです。

一番のポイントはシフト作成者は介護職と信頼関係を築くことでバランス調整がスムーズになり、シフト作成をより簡単にさせます。

まとめ

いかがでしたか?

シフト作成とは、制約があるパズルであり、5つの調整がシフト作成を難しくさせますが、シフト作成者が介護職と普段から信頼関係を構築しておくことでシフト作成がより簡単になりますよということです。

全員が納得するシフトなんて職員数が多ければ多いほど不可能になりますので、悩みすぎずに普段からのお互いの信頼関係の構築に集中することが一番大切です。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

それでは良い1日を!!!

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