ハーイ!!!キャプテンカルボです。
調子はどうですか?
ちなみにカルボとはタガログ語で「ハゲ」という意味です。

あなたの職場では事務所(職員室)の扉は開け放しにしてありますか?

私が以前勤めていた福祉施設では事務所の雰囲気が大変悪く、いつもピリピリしているような感じがしていました。扉はもちろん常に閉まっていたため、タイムカードをおすために事務所に入るのもとても嫌でした。
そのように感じていたのは私だけではなく、同僚や先輩、後輩の多くも同じ感覚を持っていたらしく、「事務所に入りずらい」と言っていたのを覚えています。特養のユニットケア管理者研修に行った際に、「事務所は開け放しましょう」というような話を聴いた覚えがあり、私が実際に実践してみて感じたことが多々あったため、今回は事務所を開け放すことのメリット・デメリット、事務所を開け放すことは利用者や職員にとっての好影響はあったのか?ということについて私が所属する施設での実践事例を基に解説したいと思います。

事務所を開放する事がメリットだと感じたこと

利用者や家族が気軽に入りやすく、悩みごとなどを相談しに来ることが増える。

一番のメリットは利用者や家族が気軽に事務所に入ってきて相談に来られたり、何かしらの悩みを話しに来て下さるなど、利用者や家族と関わる機会が確実に増えたということを実感できました。介護職員が忙しい時間帯などに、認知症で帰宅願望がある方や不穏状態にある方なども事務所にいる職員が介護職員に代わってお話を聴くことで、介護職員の負担軽減になると共に、その方の新しい情報を発見できたり、顔を覚えてもらえるきっかけになったり、利用者の新たな生活の課題となる情報を得ることができる機会となりました。

職員が事務所の中に入りやすい環境が作れる。

実際に多くの職員からは「入りやすい」「挨拶がしやすい」「相談しやすい」という様な肯定的な意見が聞かれました。いつでも職員が気軽に入ってきては、何かしらの相談に来る機会も増えるなど、色々な職員とコミュニケーションする機会が増えました。

常に整理・整頓の意識が生まれる。

事務所で仕事をする管理者をはじめ、生活相談員、管理栄養士、事務員などは、この取り組みをした当初は戸惑いは見られたものの、自発的に整理整頓をする習慣がつき、いつ誰が入ってきても恥ずかしいことのないように、各職員に整理整頓の意識が芽生えるなど、事務所内で働く職員にとっての意識向上につながりました。

利用者家族が面会に来られた際にしっかり挨拶できる。

事業所の構造や事務所の広さによっては違いますが、利用者の家族が面会に来た時や帰る時に、事務所の扉が開いていることでしっかり顔が見えるため、こまめに顔を見て丁寧に挨拶をすることが習慣になりました。

 

事務所を開放する事でのデメリット

重要な話が外に漏れてしまうことがある。

さすがに会議などをする時は別の場所で行うか、扉を閉めたほうが良いですが、基本的に扉を開ける習慣をつけてしまうと、声の大きさも気にせずに、利用者の情報交換を事務所内でしてしまうため、外まで聞こえてしまうということが、一番デメリットに感じた部分でした。

散らかっていると印象が悪い。

上述したように、整理整頓を自発的に行う意識はつきましたが、誰でも気が緩むときはありますので、たまたま散らかっている時に利用者やご家族が入ってこられた際は大変気まずく、印象も悪かったように思いました。

個人の書類が沢山あるため、漏洩してしまう恐れがある。

こちらも注意はしているものの、事務所にはだいたい保険証類や職員の勤務表、職員の緊急連絡網なども壁などに貼ってあるところもあるため、個人情報が漏洩してしまうかもしれないというリスクはありました。

ハサミやカッターなど危険なものも置いてあるため危ない。

ハサミやカッターなどは頻繁に使うことがあるため、ついつい出しっぱなしにしたり、手の届きやすいところにおいておきたくなるものです。いつも事務所にいるとそれが当たり前になり、危険であるということを意識できなくなる時が多々ありました。

事務所を開け放すうえでのリスクマネジメント

①個人情報は適切に管理する。

保険証類の収納や利用者及び職員の連絡網などは、パーテーションの裏側に貼ることで、特定の個所からでないと見えないようにするといった環境を確保する必要が、個人情報が漏洩しないためには大切です。

②ハサミ、カッターなどは確実に見えないところに収納する。

危険なものは確実に机にしまうということが大事で、習慣になるまでには時間がかかりますが、面倒であってもそれを進んで行うことが最大のリスクマネジメントであるということを常に意識し、習慣化することが大切です。事業所によっては事務所内で薬を管理しているところもあるため、薬に関しては施錠を徹底することが前提です。

③1分以上事務所内に誰もいなくなる時は必ず扉を閉める。

日によって、事務所内の職員のシフトの都合や他職種が外出する際などに事務所内が手薄になることがあります。
自分一人しか事務所内にいない状況で、事務所外に出る状況が生まれた際に、「すぐに戻ってくるから」と事務所を離れてしまうことがありますが、そのような際に利用者が事務所に入ってこられたり、外部の業者が職員を探しに入ってくることもあるため、1分以上離れることがわかっているのであれば、扉は確実にしめることが大切です。
※扉を閉めておくことで、一人で中に入ることはなく、だいたいの方が外で待っていて下さいます。

④会議をする時のみ扉を閉める

ほとんどの場合はメインの事務所を使って会議などをすることはほとんどなく、別の部屋を使用しますが、もしメインの事務所で会議を行うのであれば、その時は利用者の個人の情報を取り扱うという観点からも確実に扉を閉める必要があります。

事務所の扉を開放する事で利用者や職員に好影響はあったのか?

あくまで私が実践した結果という形にはなりますが、「大変好影響がありました。」
理由はメリットでも述べたように、利用者及び家族が事務所に気軽に入ってきて、相談をしに来られたり、職員も以前に比べはいって来たついでに報告や相談をしてくれる機会が確実に以前よりも増えたように思います。

まとめ

いかがでしたか?
絶対に「事務所を開けたほうが良い」とは言い切れませんし、メリットもあればデメリットもあるのが当然です。

以前の職場で私や当時の何人もの同僚が感じた「入りずらさ」は扉が閉まっていたことが大いに関係していたように思います。
扉が閉まっているということは、外から中が見えない、つまりは「何がおこっているのかわからない」という不安や時に陰湿な感じさえすることもあります。

認知症の高齢者が無表情な職員から声をかけられて笑顔にならないのと似ています。無表情の場合、何を考えているのかわからない不安があるからこそ笑顔を返せないのではないでしょうか?
でも職員が笑顔で接することができればたいていの利用者は笑顔を返して下さるものです。
少なくとも無表情の人に声をかけられた時のような不安を感じないからなんですよ。

事務所の扉もそれと少し似た部分がありませんかね?

たかが扉のことかもしれませんし、重複しますがデメリットもあります。

ただ私の実感としては研修で学んだことは大きく的を外れていることもなく、実践してみてよかったということです。

ぜひ事務所の扉の開放にチャレンジしてみてはいかがでしょうか?

それでは良い1日を!!!

 

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