ハーイ!!!キャプテンカルボです。
調子はどですか?
ちなみに、カルボとはタガログ語で「ハゲ」という意味です。

職員間の申し送りや、上司への報告といった「報告・連絡・相談」をする際に、言いたいことをうまく伝えられなかったり、お互いの思い込みが原因で、大切なことが伝わらなかったケースはありませんか?

それには明確な理由があって、日本人が会話の中で無意識に行ってしまう決定的な特徴が原因なのです。
今回は物事を正確に伝える手段である「5W1H」という方法を使用することで「報告・連絡・相談」がスムーズに行えるようになる、ということについて解説させて頂きます。

5W1Hとは?

5W1Hとは物事を正確に伝える為の手段です。

<具体的に>
◎5W
①When<いつ>
②Where<どこで>
③Who<だれが>
④Why<なぜ、なんのために>
⑤What<なにを(しようとして)(するため)>
◎1H
①How<どのように>

※上記の通り、5Wとは5つのW(When(いつ)Where(どこで)Who(誰が)Why(なぜ)What(何のために(何をしようとして)(何をするため))という英語の頭文字を指し、1Hとは1つのH(How(どのように))という英語の頭文字を指します。

物事を正確に伝えるのであればこの「5W1H」を使用する必要があります。

【例】朝の申送りで利用者が夜間帯に転倒したことを伝える場合

①「昨日Nさんが居室でふらつかれ、転倒してしまいました。」

このような申し送りの仕方だと、聞いている人としては、「何時に転んだの?」「何をしようとしたの?」など伝えるべきところが抜けていると、物事が正確に伝わりません。
特に夜間帯の転倒であれば、正確な情報がないのであれば再発防止の事故予防策を検討できないこともありますし、再度同じ事故やもっと大きな事故につながってしまうことがあります。

②「Nさんが昨日の夜11時10分に101号室にて、机の上のコップを取るために自分で歩いたところ、ふらついて転倒しました。」

When<いつ>             昨日の夜11時10分に

Where<どこで>            101号室で

Who<だれが>             Nさんが

Why<なぜ、なんのために>       机の上のコップを取るために

What<なにを(しようとして)>    自分で歩いたところ

How<どのように>           フラついて転倒しました。

※上記の例文のように5W1Hを使用して物事を伝えようとする場合、正確に伝えることが可能になります。

日本人の会話の特徴

日本人は会話の際に主語を使わず、簡潔に伝えるのが大きな特徴です。
「今日買い物行きたいんだよね」
「私はハンバーグ」
「行ってきます」

英語はほぼ100%主語から始まります。

I want to go shopping with you today.」(私は今日あなたと一緒に買い物に行きたいです。)
I order a humberg.](私はハンバーグを注文します。)
I am going.」(私は行ってきます。)

そのため、同僚から会話の流れで「大丈夫だよね?」「元気だよね?」とか質問されて「えっ?誰のことをいってるの?」と思ったことはありませんか?

原因は主語を使わないことが1つで、もう一つは簡潔に言おうとしてしまうからです。日本人は場面に応じて正しい情報をそのまま伝えるために、伝えたい情報だけに伝わってしまうのです。
その結果、「誰の事」を言っているのか?又、「何に対しての事」を言っているのかわからなくなることがあるのです。

以前、私がコンビニで買い物をした際にこんなエピソードがありました。
私はポテトチップスを一袋買ったのですが、買い物はそれだけであったため、私はコンビニの店員さんに「袋いらないです」と言ったのです。

するとその店員さんは「えっ?( ;∀;)」みたいな顔をして、なんとそのポテトチップスの袋を破いてくれたのです・・・・・・・。

私は「そういうことじゃねーよ!!!」とつっこんじゃいました・・・・・・・・・・。(笑)

はい。主語をつけずに言ってしまった私が悪いのです。

私が言った「袋いらない」とは「私はそれを袋に入れて頂かなくても結構です。」と言う意味でしたが、コンビニの店員さんは「袋を破いてほしい」と解釈したんですね。(笑)

私が悪いのですが・・・・・・・・。

「報告・連絡・相談」の際に5W1Hを使用する理由

5W1Hに当てはめて「報告・連絡」を行うと伝え忘れを予防できますし、「相談」をする際も、自分が何を伝えたいのかを見失わずにすむことでコミュニケーションも円滑に進み、効率的に時間も使えることから、相談を受ける側のストレスもたまりません。
「企画書」や「報告書」を書く時なども、「5W1H」を使用することで「誰がいつどこで何をどうするのか」「誰がいつ何をどう行ったのか」などを明確に記録できるようになります。

まとめ

物事はきちんと伝える必要があり、伝えるべきことを伝えられないということは仕事をする上で決定的な支障が出てしまいます。
「報告・連絡・相談」をスムーズ行うためにも「5W1H」を習慣的に使用して物事を適切に伝えられるよう努めていく必要があります。

コミュニケーションは時に難しくもありますが、使えるものは進んで使ったほうが良いと思います。

それでは良い1日を!!!

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